Wij houden ons al 20 jaar bezig met het coachen van
mensen in allerlei typen organisaties, met heel verschillende achtergronden in
een breed scala aan functies.
In die periode zijn we geregeld dezelfde
vraagstukken tegengekomen waarmee mensen soms hevig worstelen. Een van die
vraagstukken is procrastinatie ofwel chronisch uitstelgedrag.
Procrastinatie is het chronisch uitstellen
van (moeilijke) taken en het vaak (niet “bewust”) op zoek gaan naar afleiding.
Het is een (chronisch) probleem van zelfregulatie dat zich
manifesteert op alle domeinen van het leven.
Of het nu het uitstellen is van klussen, het niet op tijd betalen van rekeningen, of het te laat indienen van de belastingaangifte, maar ook in het laten verlopen van cadeaubonnen, het beginnen met een klus en vervolgens eindigen met iets heel anders.
Of het nu het uitstellen is van klussen, het niet op tijd betalen van rekeningen, of het te laat indienen van de belastingaangifte, maar ook in het laten verlopen van cadeaubonnen, het beginnen met een klus en vervolgens eindigen met iets heel anders.
Het is een veelvoorkomend probleem, iedereen
kent chronische uitstellers. Ze zijn over het algemeen niet perfectionistisch,
maar juist impulsief. Zij kunnen geen weerstand bieden aan verleidingen.
Procrastinatie gaat vaak gepaard met smoezen
waarom iets niet is gelukt, of vergeten, of dubbel afgesproken, enz. Naar
schatting 15 – 20 % van de volwassenen heeft er last van. Van hen zou 95%
minder last hiervan willen hebben. Procrastinatie heeft niets te maken met time
management of planning. Mensen die last hebben van chronisch uitstelgedrag zijn
optimistischer dan anderen. Ze zijn geneigd om de benodigde tijd voor
activiteiten te onderschatten. Beter plannen helpt echter niet.
Dr. Ferrari, een autoriteit op dit gebied,
onderscheidt drie typen chronisch uitstelgedrag:
“thrill-seekers” die de adrenaline van de laatste minuut nodig hebben om in actie te kunnen
komen, “avoiders”, die angst of
mislukking mijden of die zelfs bang zijn voor succes. In alle gevallen zijn zij
sterk bezig met wat anderen van hen vinden. En ze hebben zelfs liever dat
anderen hen luiheid verwijten dan gebrek aan vermogens en “decisional procrastinators”: die geen beslissingen durven te nemen.
Door uit te stellen ontkomen ze aan de verantwoordelijkheid voor de resultaten
van hun beslissing en wordt er vaak voor hen beslist.
Mensen die procrastineren houden zichzelf
vaak voor de gek om hun uitstelgedrag te legitimeren. Ze gebruiken argumenten
als: “ik kan dit morgen ook nog doen” of: “Ik werk het best onder druk” en “Ik
heb deadlines nodig om creatief te kunnen zijn”. De afleidingen die worden
gezocht zijn afleidingen die weinig inzet en betrokkenheid vragen, denk bv. aan
activiteiten als email checken.
Deze afleidingen hebben ze nodig om emoties
te reguleren zoals de angst voor mislukking.
Procrastinatie levert hoge kosten op: zowel
voor chronische uitsteller zelf als voor de omgeving.
Denk aan het minder presteren, het impliciet overdragen
van verantwoordelijkheid naar anderen, die daar op een gegeven moment
natuurlijk steeds meer weerstand tegen krijgen. Maar ook teamwork wordt
hierdoor negatief beïnvloed (iemand houdt zich vaak niet aan afspraken of is te
laat, of moet voortdurend herinnerd worden aan zijn of haar commitments.
Ook in de privésfeer levert procrastinatie
een belasting op, zoals klussen die blijven liggen, een partner die
voortdurend moet worden aangespoord om bepaalde zaken te regelen, zorgen die
ontstaan doordat financiële zaken niet goed / op tijd geregeld worden,
etc.
In coaching
trajecten waarin dit aan de orde is, helpen we mensen om meer greep te krijgen
hierop. Naast het bewust worden van het verschijnsel en inzicht krijgen in “hoe
het bij mij werkt”, besteden we ook aandacht aan praktische tips waarmee mensen
zelf aan de slag kunnen:
- Het in stukjes leren breken van grote taken.
- De indeling van de dag veranderen in relatief korte blokken waarin gefocussed wordt op een bepaalde taak of een taakgebied.
- Het stellen van positieve, uitdagende doelen.
- Het bijhouden van een logboek, maar ook het opschrijven van successen.
- Het bewust vermijden van voor de betreffende persoon riskante situaties door prikkels of bronnen van prikkels weg te nemen (bv. er voor zorgen dat er geen gemakkelijke afleidingen zijn zoals sms’en, twitteren of facebooken.)
We gaan
daarbij uit van een principe dat Piers Steel hanteert, een (ervarings-)deskundige op dit gebied. Uitstelgedrag blijft bestaan,
niet doordat onbekend is wat we eraan moeten doen, maar doordat mensen het uitstellen
om er iets aan te doen.
En dan geldt dus:
van uitstel komt uitstel.
